Ein neues Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen und Pflichten. Die rechtlichen Rahmenbedingungen zur Meldung von Verstößen gegen das Unionrecht sind klar definiert und betreffen nun auch kleine und mittlere Unternehmen. Die Dringlichkeit der Umsetzung bietet eine Chance, interne Kontrollmechanismen zu stärken und Compliance-Risiken aktiv zu minimieren.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wesentliche zur neuen Whistleblower-Richtlinie der EU und dem daraus resultierenden Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Deutschland. Dabei werden insbesondere die wichtigsten Vorgaben, die Einrichtung interner Meldestellen und die damit verbundenen Anforderungen beleuchtet. Auch kleinere Unternehmen sind gefordert, sich mit diesen Themen auseinanderzusetzen, um rechtlichen Risiken und potenziellen Reputationsschäden vorzubeugen.

Die neue Whistleblower-Richtlinie: Hintergrund und Bedeutung

Die Richtlinie (EU) 2019/1937 wurde eingeführt, um einen einheitlichen Schutz für Hinweisgeber innerhalb der Europäischen Union zu gewährleisten. Ziel ist es, eine verlässliche Plattform zu schaffen, auf der Verstöße gegen das Unionsrecht gemeldet werden können, ohne dass die Hinweisgeber Repressionen befürchten müssen. Der Wasserkopf an unterschiedlichen Schutzmaßnahmen in den einzelnen Mitgliedstaaten stellt ein großes Risiko dar, insbesondere für Unternehmen, die grenzüberschreitend agieren.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie proaktiv werden und ihre internen Meldemechanismen verbessern müssen. Insbesondere im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe und des Verbraucherschutzes ist es entscheidend, dass Verstöße frühzeitig erkannt und behoben werden, um langfristige Schäden und Risikoaussetzungen zu vermeiden. Die neue Gesetzgebung fordert daher ein Umdenken und die Entwicklung eines umfassenden Compliance-Managements.

Interne Meldestellen: Verpflichtung und Anforderungen

Mit dem Inkrafttreten des HinSchG am 02.07.2023 sind Unternehmen ab 250 Beschäftigten verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Ab dem 17. Dezember 2023 gilt diese Verpflichtung auch für Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten. Kleinere Unternehmen müssen zwar keine Meldestelle einrichten, profitieren jedoch von den Schutzvorschriften des Gesetzes.

Eine interne Meldestelle kann an externe Dienstleister ausgelagert werden, was besonders für kleine und mittelständische Unternehmen sinnvoll sein kann. Gemäß § 13 HinSchG sind die internen Stellen verpflichtet, Meldekanäle anzubieten, die eine sichere und vertrauliche Meldung gewährleisten. Dabei fallen sowohl mündliche als auch schriftliche Meldungen unter diese Regelung.

Datenschutz bei der Umsetzung des HinSchG

Ein wesentlicher Aspekt des HinSchG ist der Datenschutz. Meldesysteme müssen so konzipiert sein, dass die Identität der Hinweisgeber und genannter Dritter geschützt bleibt. Dies erfordert die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere hinsichtlich der Vertraulichkeit und der Rechte von Betroffenen. Jede Verarbeitung personenbezogener Daten muss in einem Verzeichnis dokumentiert werden, und Unternehmen müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung von Meldeinformationen den rechtlichen Anforderungen entspricht. Unternehmen sollten sich dieser Verantwortung bewusst sein und präventive Maßnahmen ergreifen, die eine transparente und rechtmäßige Datenhandhabung sicherstellen.

Risiken erkennen und vorbeugen

Die Umsetzung des HinSchG geht nicht nur mit gesetzlichen Anforderungen einher, sondern bietet auch die Möglichkeit, die eigene Compliance-Strategie zu überdenken und zu optimieren. Unternehmen sollten regelmäßig Risikoanalysen durchführen und Führungskräfte für Frühwarnzeichen wirtschaftskrimineller Handlungen sensibilisieren. Die Etablierung interner Meldewege kann helfen, potenzielle Verstöße frühzeitig zu erkennen und deren negativen Auswirkungen zu minimieren.

Um im Ernstfall reaktionsfähig zu bleiben, sollten Unternehmen einen klaren Handlungsplan entwickeln und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter über die bestehenden Meldemöglichkeiten informiert sind. Eine Strukturierte Aufklärung statt Aktionismus ist entscheidend, um das Vertrauen innerhalb des Unternehmens aufrechtzuerhalten und Reputationsschäden zu vermeiden.

Fazit

Die Einführung der Whistleblower-Richtlinie und des HinSchG stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, die es ernst zu nehmen gilt. Die rechtlichen Vorgaben zur Einrichtung interner Meldestellen bieten jedoch auch die Chance, die interne Compliance langfristig zu stärken. Um die damit einhergehenden Risiken zu minimieren, sollten Unternehmen frühzeitig handeln und klare Prozesse schaffen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen auf die neuen Anforderungen reagiert und die notwendigen Schritte zur Implementierung von Meldestellen einleitet. Sensibilisieren Sie Ihre Führungskräfte und Mitarbeitenden für mögliche Risiken und fördern Sie eine transparente Unternehmenskultur, in der Meldungen ernst genommen werden.

Quelle: Das neue Hinweisgeberschutzgesetz – jetzt wird es sehr bald ernst